Inspirerende cases!

Opdracht

Roularta Media is onder andere uitgever van het Truckstar Fotojaarboek. Om in het Fotojaarboek opgenomen te worden, kunnen trucks aangemeld worden door middel van een online inschrijving voorzien van foto's. Jaarlijks zijn er meer dan 1.700 inschrijvingen en bestaat het Fotojaarboek uit zo'n 256 pagina's. De vraag aan ons was of we het opmaken van het Fotojaarboek, wat handmatig werd gedaan en tijdrovend was, met RPA in konden richten om er zo voor te zorgen dat deadline stress verminderd werd.

Uitvoering

Wanneer een online inschrijving in de back office door de redactie wordt goedgekeurd, gaat een bot aan de slag met het op norm brengen van tekst en beeld. Is dat gedaan, dan gaat een tweede bot aan de slag om van deze inschrijving een PDF te genereren. Deze kan lopende de inschrijfperiode en ruim voor de deadline gecontroleerd en akkoord gegeven worden. Na sluiting van de inschrijfperiode en op het moment dat alle inschrijvingen verwerkt zijn, wordt automatisch op basis van de PDF bestanden InDesign documenten samengesteld. 

Resultaat

De redactie kan tijdens de inschrijfperiode iedere inschrijving direct beoordelen en indien nodig hierover met de inschrijver communiceren. Op de laatste dag van inschrijving kan het Fotojaarboek direct afgerond worden. Het is immers bekend hoe iedere inschrijving afzonderlijk er uit komt te zien. Het samenvoegen tot het Fotojaarboek, is alleen maar een kwestie van het toekennen van de juiste positie in het boek.

Opdracht

Wij werken al enige tijd samen met Ahold Delhaize op het gebied van de print uitgave van het magazine Allerhande. Van daaruit is het idee ontstaan voor het ontwikkelen van een bot die automatisch aan de hand van een database met prijzen, de prijzen in InDesign documenten kon controleren en corrigeren. Tot op heden is dit nog steeds een complex en handmatig proces waarbij bij elke nieuwe versie van de InDesign documenten, meerdere personen betrokken zijn.

Uitvoering

In het voorgestelde concept wordt in het InDesign document een label gekoppeld aan de prijstag op basis van de unieke EAN-code van een product. Periodiek (of op aanvraag) controleert de bot of de prijs in de opmaak overeenkomt met de informatie in de database. Indien dit niet het geval is, past de bot de prijs in de opmaak aan. Bovendien voert de bot een controle uit om te verifiëren of de prijs correct is geplaatst en volledig zichtbaar is.

Resultaat

Het beoogde resultaat van dit concept is het elimineren van het handmatige proces van communiceren, controleren en corrigeren van prijzen. Hierdoor wordt aanzienlijk veel tijd bespaard voor alle betrokkenen bij het proces, wat zich vertaalt naar een verwachte besparing van ongeveer 10.000 euro per editie. Een bijkomend voordeel van de integratie met de database is dat onjuiste prijzen in gedrukte edities worden voorkomen.

Andere toepassingen

Naast het koppelen van prijzen aan een InDesign document, is het ook mogelijk om producten, productinformatie, productafbeeldingen en recepten vanuit een database te koppelen, wat kan leiden tot nog grotere besparingen en consistentie in zowel digitale als papieren communicatie. In feite kunnen we InDesign documenten net zo dynamisch maken als webpagina's.

Opdracht

De vraag was of we het genereren van drukgerede PDF's konden automatiseren door middel van RPA om zo op de redacties kosten en tijd te besparen.

Uitvoering

We hebben voor alle redacties een en dezelfde standaard export gedefinieerd. Hiermee genereren ze vanuit InDesign generieke PDF's. Vervolgens worden deze PDF's door een bot gecontroleerd aan de hand van de Ghent Workgroup normering. Indien de PDF fouten bevat, lost de bot deze op.  Alle PDF's worden door de bot na check en reparatie voorzien van de juiste drukprofielen en weggeschreven als drukgerede PDF's welke vervolgens automatisch worden aangeleverd bij de drukkerij.

Resultaat

Op jaarbasis worden er op deze manier meer dan 100.000 unieke pagina's verwerkt binnen een fractie van de tijd die daarvoor  eerst nodig was. Het inhuren van externe specialisten die eerst nodig waren om alles in goede banen te leiden, behoort daarbij tot de verleden tijd. Jaarlijks wordt er hierdoor een besparing gerealiseerd van € 125.000,-. Tot slot is de werkdruk bij de redacties enorm afgenomen. Waren zij voorheen op de dag van deadline tot 's avonds laat op kantoor aanwezig om alles op tijd bij de drukkerij aan te leveren, nu zijn ze zonder stress ruim voor de deadline klaar.

Opdracht

Vaak constateerden de vormgevers bij het plaatsen van een productbeeld uit het DAM systeem in een print uitgave, dat deze niet aan de norm voldeed. Ook voor online gebruik was er niet echt een duidelijke lijn te ontdekken waar een productbeeld precies aan moest voldoen. Aan ons de vraag of we een robot konden maken die kon garanderen dat de productbeelden uit het DAM systeem altijd probleemloos te gebruiken waren in zowel print als online.

Uitvoering

Onze bot wordt getriggerd wanneer een productbeeld in het DAM systeem de status 'to be checked' krijgt. De bot checkt het beeld uit uit het DAM systeem en voert een viertal controles uit. De naamgeving wordt gecontroleerd of deze voldoet aan de norm zoals die door Hoogvliet is vastgelegd. Daarnaast wordt het beeld technisch beoordeeld op resolutie, kleurruimte en of het een uitknippad bevat. Beelden met een verkeerde naamgeving of een te lage resolutie worden afgekeurd. Problemen met kleurruimte of uitknippad worden door de bot automatisch opgelost, waarna het productbeeld weer wordt ingecheckt in het DAM systeem en de status wordt aangepast aan 'checked'. Als laatste stap wordt door de bot ook nog een speciale online versie van het productbeeld aangemaakt. Hiervoor wordt het beeld automatisch uitgeknipt en vrijstaand geplaatst in een kader met vooraf gedefinieerde afstand tot de randen.

Resultaat

Vormgevers kunnen er voortaan van op aan dat ze productbeelden uit het DAM systeem altijd probleemloos in print kunnen toepassen en alle online beelden hebben nu een uniforme uitstraling.